PENGERTIAN EMAIL DAN KLASIFIKASI EMAIL

A. PENGERTIAN EMAIL . 

Email adalah singkatan dari electronic mail atau surat elektronik. Pengeritan E-mail atau electronic mail atau surat elektronik adalah salah satu jenis layanan internet yang dapat digunakan untuk berkirim surat secara elektronik. Surat akan dikirim sesuai dengan alamat yang diberikan kepadanya. Tiap pengguna internet memiliki alamat yang unik, persis seperti nomor telepon kita. Setiap orang bahkan bisa memiliki lebih dari satu alamat email sama seperti nomor HP, satu orang bisa memiliki puluhan nomor bahkan ratusan.

PENGERTIAN EMAIL SECARA UMUM DAN KHUSUS SERTA PENGERTIAN MENURUT PARA AHLI.

Pengertian Email: Dalam dunia komunikasi modern ini kita mungkin kerap kali mendengar sebuah istilah yang bernama email. Fungsi dari email ini adalah untuk mengirim pesan kepada orang lain dengan menggunakan internet sebagai medianya. Dengan adanya email ini, banyak orang di belahan dunia yang akhirnya bisa berkomunikasi dengan mudah. Di sisi lain, email juga berperan penting bagi mereka yang menjalankan aktivitas bisnis. Bayangkan jika anda melakukan aktivitas bisnis tanpa menggunakan internet. Hal serupa juga dikemukakan oleh Tom Van Vleck dalam bukunya yang berjudul The History of Mail. Beliau mengatakan bahwa internet adalah sebuah media yang sangat penting di era modern ini. Tanpa adanya internet, dunia ini akan kesulitan dalam melakukan komunikasi setiap hari.

Email juga berperan sangat penting bagi beberapa hal, salah satunya adalah untuk periklanan sebuah produk dan juga fungsi lainnya. Ada kalanya mungkin anda akan sering melihat ada iklan yang masuk kea kun anda. Tidak perlu kaget dengan hal ini karena itu berarti ada salah satu lembaga atau institusi tertentu maupun individu yang menggunakannya untuk keperluan tersebut. Rich Kawanagh, dalam artikelnya yang berjudul Top Ten Email Spam List, mengatakan bahwa email memang adalah sebuah media yang terbaik untuk komunikasi. Namun ada kalanya kita harus sangat hati-hati karena beberapa email tersebut ternyata adalah Spam!

Apa itu Spam Email? Spam adalah sebuah email yang akan mengganggu akun anda. Mengapa? Karena banyak sekali jumlahnya dan ini terkadang akan bisa memenuhi inbox. Adakah solusi untuk masalah yang satu ini? Tentu saja ada. Caranya adalah dengan melakukan non aktif spam di akun email anda. Hasilnya, spam yang masuk akan langsung dihapus dan masuk ke dalam recycling email. Semua itu mungkin perlu pembelajaran dan keterbiasaan anda untuk membuka email. Jika anda adalah orang yang sering membuka email anda setiap hari, ada baiknya jika anda melakukan hal yang satu ini. Siapa tau anda nantinya akan bisa semakin mudah berinteraksi dengan banyak pihak karenanya.

Menurut David Woole, peneliti dari The Emergency of Online Community, mengatakan bahwa email merupakan sebuah media yang berfungsi sebagai digital message. Hal ini jelas dikarenakan kini semua orang yang bersemayam di dunia maya baik itu mereka yang berprofesi sebagai pebisnis maupun pelajar kini bisa menggunakan internet dengan mudah. Dari sisi fungsi lainnya, email juga sangat penting bagi anda yang menggunakan situs tertentu, misalnya anda tergabung dalam situs dan blog yang selalu memberikan sharing informasi kepada orang lain, setidaknya anda harus punya email terlebih dahulu agar nantinya anda bisa mudah untuk mengakses blog maupun situs yang spesifik tersebut.

Satu hal yang penting adalah internet email juga sangat penting dalam membuat anda mudah untuk terhubung dengan jejaring sosial. John Rhoton dalam bukunya yang berjudul Programmer Guide Internet Mail berkata bahwa email adalah jembatan yang memudahkan mereka untuk melakukan aktivitasi dan memperoleh informasi di media jejaring sosial. Nah, apa media sosial yang paling sering digunakan saat ini? Tentu saja ada banyak, dimana salah satunya adalah facebook dan juga twitter. Jika anda ingin membuka atau membuat akun untuk jejaring sosial ini maka syarat utama yang harus anda penuhi terlebih dahulu adalah dengan memiliki akun email. Tanpa adanya akun ini maka mustahil anda akan bisa membuka akun jejaring sosial anda dengan mudah.

Ahli lainnya, Marsha Egan, mengatakan bahwa ada banyak sekali fitur yang terdapat dalam email yang bisa dimanfaatkan fungsinya dengan baik. Dalam email, anda akan bisa melihat menu inbox yang berfungsi untuk melihat siapa yang mengirimi email ke akun anda. Kemudian ada juga fitur lainnya yaitu sent item yang akan melihatkan kepada anda mengenai email apa saja yang sudah anda kirim ke orang lain beserta isinya. Ada juga menu draft yang bisa anda optimalkan untuk mengirim pesan kepada orang yang anda inginkan beberapa hari kemudian atau nantinya. Email merupakan sebuah media digital dalam komunikasi yang istimewa.

B. SEJARAH EMAIL

Surat elektronik sudah mulai dipakai di tahun 1960-an. Pada saat itu Internet belum terbentuk, yang ada hanyalah kumpulan komputer yang terbentuk sebagai jaringan. 

Konsep e-mail sendiri pertama kali dikemukan oleh Ray Tomlinson, seorang computer engineer pada akhir tahun 1971. Ray Tomlinson saat itu bekerja pada Bolt, Beranek and Newman (BBN) milik lembaga pertahanan Amerika.

Awalnya Ray bereksperimen dengan sebuah program yang bernama SNDMSG yang bisa digunakan untuk meninggalkan pesan pada sebuah komputer, sehingga orang lain yang memakai komputer itu dapat membaca pesan yang ditinggalkan. Lalu ia melanjutkan eksperimennya dengan menggunakan file protocol yang bernama CYPNET sehingga program SNDMSG tadi bisa mengirim pesan ke komputer lain yang berada di dalam jaringan ARPAnet. Itulah awal terciptanya sebuah ‘e-mail’. Pesan e-mail yang pertama kali dikirim Ray, dan merupakan e-mail yang pertama di dunia adalah “QWERTYUIOP”. Pada tahun 1972, Ray mengenalkan icon ‘ @ ‘ sebagai identitas e-mail untuk memisah user id dan domain sebuah alamat e-mail, yang berarti “at” atau “pada”.

Contoh alamat e-mail adalah veldymashourys@gmail.com , Keterangan :

• veldymashourys : nama kotak surat (mailbox) atau nama pengguna (username) yang ingin dituju dalam mailserver

• gmail.com: nama mailserver tempat pengguna yang dituju, rinciannya:

• gmail: subdomain (milik pemegang nama domain), biasanya merujuk ke suatu komputer dalam lingkungan pemilik domain

• com: menunjukkan bahwa domain ini termasuk kategori bisnis/komersial (commercial)

Sebuah alamat e-mail terdiri atas dua bagian seperti contoh di atas, yaitu di sebelah kiri tanda @ disebut user id (paksiman), yang menunjukkan identitas pemilik e-mail tersebut. User id ini dapat berupa nama pemilik, singkatan nama, nickname, nomor, atau apapun juga. Sedangkan teks setelah lambang @ (gmail.com) disebut domain name/hostname, yang menunjukkan identitas domain tempat e-mail (mail server) tersebut disimpan.

Mulai tahun 1980-an surat elektronik sudah bisa dinikmati oleh khalayak umum. Sekarang ini banyak perusahaan pos di berbagai negara menurun penghasilannya disebabkan masyarakat sudah tidak memakai jasa pos lagi.

C. ISTILAH DALAM EMAIL.

Istilah-istilah yang sering digunakan dalam menggunakan e-mail adalah :

1. Sign Up : Mendaftarkan diri (menjadi member)

2. Sign In : Pemilik e-mail dapat masuk ke e-mailnya sendiri apabila sudah terdaftar (menjadi member)

3. Compose : Menulis surat baru

4. Inbox : Surat yang masuk ke pemilik e-mail

5. To : Surat akan dikirim ke alamat e-mail yang dituju

6. CC : Surat dikirim secara berantai ke alamat lain

7. BCC : Surat dikirim ke alamat yang dituju tanpa memberi tahu pemilik alamat yang tercantum di alamat CC

8. Draft : Surat yang ditulis tapi belum dikirim

9. Sent : Surat yang terkirim

10. Spam : Surat yang berisi kata-kata yang tidak baik/menganggu

11. Reply : Membalas surat yang diterima

12. Trash : Melihat e-mail yang telah dihapus

13. Bulk : Melihat e-mail yang dicurigai sebagai spam

14. Forward : Meneruskan surat yang diterima untuk disampaikan kepada orang lain

15. Attachment : Fasilitas pada sebuah program e-mail baik program komputer maupun webmail yang dapat digunakan untuk mengirimkan file, atau gambar, yang di ikutsertakan pada e-mail yang akan di kirim.

D. FUNGSI EMAIL

Fungsi email jika terkoneksi dengan internet akan banyak sekali fungsinya, antara lain:

1. Untuk mengirim surat, foto, gambar, ebook, video, dan lain-lain.

2. Digunakan saat mendaftar suatu aplikasi atau sosial network seperti facebook, twitter, instagram, dan lain-lain.

3. Kebutuhan-kebutuhan lainnya seperti kontak person, periklanan, klik bank, dan lain-lain.

E. KLASIFIKASI JENIS-JENIS EMAIL.

Secara garis besar, E-mail dapat dibedakan menjadi dua, yaitu e-mail berbasis SMTP/POP dan e-mail berbasis web.

Berikut Penjelasan dari E-Mail berbasis SMTP/POP dan E-Mail berbasis Web :

1. E-mail Berbasis SMTP/POP E-mail berbasis SMTP/POP (Simple Mail Transfer Protocol/Post Office Protocol) adalah e-mail yang menggunakan server SMTP/POP, yaitu komputer yang dapat mengirim e-mail dari pengguna ke alamat e-mail yang dituju dan sebaliknya. Agar dapat menggunakan fasilitas e-mail pada server SMTP/POP, pemakai harus mempunyai account di server SMTP/POP. Selain itu, pemakai juga harus menggunakan software mail client untuk membaca dan mengirim e-mail dari dan ke server SMTP/POP. Apabila server telah menyediakan layanan Telnet, maka pengguna dapat masuk ke mesin server, kemudian menjalankan software mail client pada server. Namun jika server tidak menyediakan layanan Telnet, maka pengguna harus memiliki software mail client seperti Ms Outlook, Eudora, Ms Outlook Express, Pegasus, dan Netscape Communicator. Agar dapat menggunakan software mail client, pengguna harus melakukkan setting atau pengaturan beberapa informasi, seperti nama (alamat IP) server SMTP/POP, nama user (user name/user ID), dan password pada server e-mail.

Pada server SMTP/POP, semua e-mail yang dikirim ke pengguna dan telah memiliki account di server akan disimpan dalam sebuah direktori. Kemudian, saat pengguna menghubungi server, semua e-mail yang ditujukan kepadanya akan dikirim ke komputer client. Sebaliknya, saat pengguna ingin mengirim e-mail ke suatu alamat e-mail, maka e-mail tersebut akan dikirim ke server SMTP/POP dan selanjutnya akan diteruskan ke alamat yang dituju.

1. E-Mail Berbasis WEB

E-mail berbasis Web berbeda dengan e-mail berbasis POP. Pada E-mail berbasis Web, pengguna tidak perlu memiliki account POP pada server SMTP/POP karena akses e-mail dilakukkan melalui Web Mail dengan menggunakan browser. Di internet, kita dapat menggunakan situs yang menyediakan layanan e-mail (webmail) gratis seperti : Yahoo (mail.yahoo.com), Google (Gmail.google.com), Hotmail (www.hotmail.com), dll.

Selain E-mail gratis, juga terdapat e-mail langganan melalui ISP (Internet Service Provider), seperti indonet.com, telkomspeedy.com, wasantara.com, elganet.com, dan lain-lain. Namun, biasanya e-mail dari ISP merupakan e-mail berbasis SMTP/POP

F. JENIS-JENIS EMAIL

1. Di Tinjau Dari Mekanismenya Dari mekanisme pengiriman dan penerimaannya, terdapat beberapa jenis email antara lain :

a. POP Email

POP singkatan dari Post Office Protocol. Jalan yang dilalui sebuah email mirip dengan yang dialami oleh sebuah snail mail, yang mesti melewati beberapa kantor pos perantara sebelum akhirnya sampai ke tujuan. Akan halnya dengan email, sebuah email akan melewati beberapa komputer yang berperan sebagai router atau email server, sebelum akhirnya tiba pada email server yang ada pada ISP di mana alamat email kita terdaftar.

b. Web-based

Web-based Email atau email berbasis web dikembangkan dengan tujuan untuk memberikan jasa email kepada orang yang memiliki akses internet, tetapi tidak memiliki account email sendiri, atau yang dimiliki bukan akses ke email server, tapi ke sebuah web server.

Jadi, orang yang akan mengirimkan email pertama-tama harus mengikuti prosedur untuk membuat sebuah account email yang pada umumnya disediakan secara gratis. Setelah selesai kita akan memiliki sebuah account email dengan user name yang telah kita tentukan dan domain name yang sudah ditetapkan oleh si pemberi jasa email gratis ini, termasuk dengan password.

Bila kita akan menulis sebuah email, email tersebut tidak ditulis pada email client yang konvensional tapi pada sebuah kolom / halaman khusus yang disediakan untuk itu. Pada kolom / halaman tersebut sudah lengkap dan tersedia bagian-bagian yang bisa diklik untuk mengirimkan, menyimpan, dan sebagainya. Bila kita akan mengecek apakah ada email yang ditujukan untuk kita maka kita akan harus masuk ke bagian inbox yang tentu disediakan di halaman tertentu di website yang memberikan jasa email semacam ini. Sekali lagi, semuanya tidak menggunakan email client, tapi fasilitas yang dibuat khusus pada sebuah website. Contoh untuk ini banyak sekali, seperti gmail.com, hotmail.com, yahoo.com, dan lain-lain.

c. Email Forwarder

Pengertian email forwarder adalah sebuah cara untuk membuat alias dari alamat email kita yang sebenarnya. Sebagai contoh, alamat email saya yang sebenarnya adalah, akan tetapi saya masih bisa menerima email dari manapun juga yang dialamatkan kepada inbox untuk alamat email saya yang asli. Dalam hal ini adalah sebuah email forwarder, karena semua email yang ditujukan kepada alamat itu akan diteruskan lagi ke alamat yang sebenarnya

Email Forwarder adalah sebuah fasilitas yang dulu banyak tersedia secara gratis, tapi kini sudah banyak yang komersial, dalam arti menuntut kita untuk membayar sejumlah uang tertentu.

Orang menggunakan email forwarder dengan berbagai macam alasan. Mungkin alamat email yang sebenarnya dirasakan terlalu jelas menunjukkan identitas seseorang, seperti ISP yang digunakan, atau negara asal pengirim. Alasan lain boleh jadi adalah bila seseorang ingin anonim dalam sebuah forum diskusi tertentu, atau mungkin menggunakan sebuah email forwarder dan dengan identitas yang sama sekali lain. Ada pula yang menggunakan email forwarder untuk menghindari kemungkinan menerima spamming.

1. Ditinjau Dari Segi Format Isi Pengertian format isi di sini adalah bagaimana penampakan visual sebuah pesan email. Ada dua macam yaitu :

a. Plain Text

Dengan plain text, dimaksudkan bahwa tulisan yang kita ketikkan hanya berupa data dalam format ASCII (American Standard Code for Information Interchange). Tulisan yang disajikan dalam format plain text sama sekali tidak memungkinkan kita untuk membuat modifikasi pada tampilan visualnya, seperti membuat tebal, atau membuat miring sebuah teks, mengganti warna, ukuran huruf, latar belakang, atau membubuhkan hiasan-hiasan tertentu.

b. HTML

HTML singkatan dari HyperText Mark-up Language, yaitu sebuah bahasa standard yang digunakan untuk menampilkan / mengatur penampilan materi-materi informasi di internet. Email yang ditulis dengan menggunakan format HTML akan memungkinkan isinya disusun secara variatif, mulai dari pengaturan huruf, warna, lay out, sampai peletakan gambar.

Seringkali bila kita mengirim email ke sebuah forum diskusi / milis ada himbauan untuk hanya mengirimkan email dalam format plain text saja. Hal ini disebabkan biasanya email dalam format HTML memiliki ukuran yang lebih besar dari yang berformat plain text. Alasan lain adalah karena tidak semua orang dalam sebuah milis menggunakan email client yang bisa menampilkan HTML, sehingga ketika sebuah email HTML dibuka, isinya hanya serangkaian kode-kode yang tidak bisa dipahami sama sekali. Sebenarnya hampir semua email client dewasa ini sudah mendukung format HTML, sehingga kini jarang ditemui keluhan seseorang yang tidak bisa membaca sebuah email, hanya karena email yang dibacanya itu dibuat dalam format HTML. Banyak orang yang memang tidak peduli apakah plain text atau HTML, tapi pertanyaannya, bila dengan format yang sederhana saja sudah bisa menyampaikan pesan, mengapa mesti dengan HTML. _^

G. KELEBIHAN DAN KEKURANGAN PENGGUNAAN EMAIL.

1. KELEBIHAN EMAIL ADALAH :
   

   
   A. Nyaman
   Untuk mengirim surat tidak perlu ke kantor pos, cukup duduk di depan komputer yang terhubung Internet dan ketik pesan lalu dikirim ke alamat tujuan. Bahkan sekarang inie-mail bisa dikirim melalui media komunikasi mobile seperti ponsel dan PDA (Personal Assistant Data).
   B. Cepat
   Hanya dengan hitungan detik e-mail dapat dikirimkan ke belahan dunia manapun.
   C. Murah
   Biaya pengiriman relatif sangat murah dibandingkan penggunaan telepon atau surat, terutama jika mengirim surat atau interlokal ke luar daerah atau luar negeri.
   D. Hemat sumber daya
   Kita tidak perlu membeli kertas, pulpen, atau memboroskan tinta printer untuk digandakan lalu dikirimkan ke beberapa orang sekaligus yang tidak sedikit mengeluarkan biaya.
   E. Global
   E-mail bisa digunakan oleh siapa saja, di mana saja, dan kapan saja sebagai sarana komunikasi di seluruh penjuru dunia.
   F. Reliabel
   Kita bisa menyimpan e-mail di server yang tidak akan hilang kecuali dihapus.
   G. Pesan multimedia
   Pesan yang dikirim tidak hanya sekedar teks (tulisan) saja. Isi e-mail dapat berupa gambar, foto, video, program, bahkan suara.
   
2. KELEMAHAN EMAIL ADALAH : 
   A. Salah kirim
   Bila sebuah e-mail yang berisi dokumen-dokumen penting salah alamat, maka ada kemungkinan dokumen tersebut disalahgunakan.
   B. Rawan penyadapan
   Ada kemungkinan e-mail disadap oleh oknum tertentu, sehingga dibutuhkan kehati-hatian dalam mengirimkan pesan rahasia.
   C. Pemalsuan identitas
   Kita tidak bisa memastikan identitas seseorang hanya dengan mengetahui alamat e-mail yang dimilikinya.
   D. Kebanjiran e-mail
   Hal ini bisa terjadi karena mailbox sudah terlalu lama tidak dibuka atau dihapus.
   Sampah e-mail
   Banyak sekali e-mail sampah (junkmail/spam) yang berupa iklan komersial yang tidak kita harapkan.
   E. Respon terlambat
   Tidak semua orang membaca e-mail setiap hari sehingga ada
   kemungkinan balasan akan mengalami keterlambatan.